Офис-менеджер или, как часто называют такого человека, хозяйка офиса – это такой сотрудник, в обязанности которого входит обеспечение всей текущей работы организации, либо отдельного ее подразделения.
За что отвечает офис менеджер
Это и работа с документами, и прием и перераспределение посетителей, если есть такая необходимость, а также работа с разного рода информацией. В народе всех сотрудников офиса шутливо называют "офисный планктон" или даже "манагеры". От того, насколько слаженно и эффективно организован процесс делопроизводства, во многом будет зависеть результативность всего отдела или даже работы организации. Ведь абсолютно все документы должны быть в полном порядке, все приказы руководства оперативно и надлежащим образом оформлены, а также доведены до их исполнителей, поступающая из офиса информация должна быть опять-таки оперативно осмыслена и затем принята к сведению, а любые посетители - своевременно и любезно приняты.
Неорганизованность в данной сфере может вообще свести на нет все усилия многих сотрудников отдела. Потому не будет пафосом или преувеличением сказать, что именно от офис-менеджера, то есть, от хозяйки офиса, как от одной из ключевых фигур, зависит жизнь в любой конторе. Именно он ответственный за делопроизводство, а также за ведение отчетности и вообще документации. Именно потому многие фирмы не желают брать на работу офис-менеджера без опыта.
Часто хозяйка какого-либо офиса лично занимается приемом посетителей, она первично беседует с ними, в некоторых случаях может даже сразу решить их вопросы. Если нужно просто выдать определенную документацию, то это ей вполне по силам. Если все же нужен контакт с начальством, то офис-менеджер определяет, к кому именно в данном случае надо обратиться, а затем записывает их на прием, назначая время и оповещая о возможных изменениях.
Офис-менеджер без опыта работы должен, как минимум, быть хорошим организатором, чтобы быстро уловить все тонкости работы. От того, насколько оперативно он вольется в жизнь коллектива, зависит слаженность его работы.
Офис-менеджер подготавливает, а также обслуживает рабочие совещания, всевозможные заседания, тренинги, семинары и конференции. Работает он и с корреспонденцией, в частности, систематизирует входящие электронные письма, а также раздает по сфере назначения приходящие на офис письма, которые перед этим сортирует по их степени их значимости и важности. В некоторых случаях он даже сам готовит ответы, либо же, если он в данном вопросе не компетентен, передает начальству или соответствующему специалисту.
Офис-менеджер принимает факсы, ведет различные переговоры, в том числе и по телефону, а также составляет проекты разных приказов, постановлений и прочего тому подобного. При возникновении такой необходимости офис-менеджер подбирает информацию разным вопросам, готовит ознакомительные лекции или аналитические справки. Часто он выступает в роли секретаря, то есть, конспектирует и протоколирует, а также стенографирует важные заседания, ведет базу данных или картотеку организаций и тех лиц, с которыми ведется деловая переписка или назначены переговоры.
